VG Lambsheim-Hessheim Sitzungs- oder Pannendienst: Über die Feinheiten der digitalen Ratsarbeit
Es gibt den wahren Spruch „Wer nichts macht, macht keine Fehler“. Je mehr Aufgaben jemand bewältigen muss, desto wahrscheinlicher ist es, dass dabei mal was schiefgeht. Das kann man sicher auch für eine Verbandsgemeinde sagen, die für ihre Ortsgemeinden und deren Bürger mehrere Hundert verschiedenartige Verwaltungsleistungen ausführen muss. Eine besonders verantwortungsvolle und arbeitsintensive Aufgabe ist der Sitzungsdienst, also die inhaltliche Vorbereitung von Gemeinderats- und Ausschusssitzungen sowie das rechtskonforme Veröffentlichen ihrer Termine, Tagesordnungen und Beschlussvorlagen. Wer sich einmal im digitalen Rats- und Bürgerinformationssystem (RIS) der Verbandsgemeinde Lambsheim-Heßheim umgeschaut hat, weiß, was gemeint ist.
Immer mal wieder kommt es vor, dass in diesen Vorlagen etwas nicht stimmt: ein Firmenname, eine Jahreszahl, ein Zuschussbetrag, die Grammatik ... Irgendjemand im Rat oder Ausschuss findet sich immer, der das entdeckt und in der Sitzung zur Sprache bringt. In Lambsheim aber kommt es seit Jahren überdurchschnittlich häufig vor, dass über die Vorarbeit der Verwaltung geklagt wird.
Probleme mit dem „RIS“
In einer Lambsheimer Ausschusssitzung erhitzten sich jüngst die Gemüter daran, dass einige keine Einladung bekommen hätten oder Dokumente im RIS nicht hätten öffnen können. Außerdem habe es Wochen gedauert, bis nach den Kommunalwahlen alle neuen Gremienmitglieder in den digitalen Akten standen. Alles ein bisschen viel auf einmal, meint Ortsbürgermeisterin Barbara Eisenbarth-Wahl (CDU), nachdem ihr fast ihre freundliche Gelassenheit abhanden gekommen war. Sie habe keine Lust mehr, alles zu überprüfen, damit sie in der Sitzung keine Überraschungen erlebe oder diese gar wegen eines Formfehlers verschieben müsse. Sie wolle die Zeit lieber nutzen, um inhaltlich zu arbeiten, sagt sie. Zum Glück konnte das an jenem Abend noch geschehen, denn alle, die da sein sollten, waren gekommen, Einladung hin oder her.
Es wurde allerdings auch noch die peinliche Stimmzettelpanne bei der Lambsheimer Beigeordnetenwahl im August in Erinnerung gerufen, was alles zusammen schließlich dazu führte, dass CDU-Fraktionssprecher Sebastian Dietz bewusst provokativ die Frage stellte: „Soll hier vielleicht die Arbeit unserer neuen Bürgermeisterin torpediert werden?“ Oha, Donnerwetter, starker Tobak – und Grund für die RHEINPFALZ, den Verbandsgemeindechef Michael Reith (SPD) um ein Statement zu bitten.
Altlast aus Zeit der „Papierform“
Der Bürgermeister recherchiert penibel. Das Rätsel, warum in den vergangenen Wochen manche Internetnutzer zeitweise nicht auf das RIS zugreifen konnten, darunter die RHEINPFALZ, kann er (noch) nicht lösen. Aber für die Sache mit den teilweise fehlenden Einladungen hat er eine Erklärung. Demnach ist für Lambsheim auf dessen Wunsch hin bislang eine Extrawurst gebraten worden: Dort wurden zu Ausschussterminen auch Ratsmitglieder eingeladen, die gar nicht in dem Gremium sitzen. Das stamme noch aus der Zeit der reinen „Papierform“, sagt Reith, und damit sei jetzt Schluss. Denn Ratsmitglieder könnten sich im RIS selbst über Sitzungen, bei denen sie zuhören wollen, informieren. Stimmt, das sollte man heutzutage eigentlich erwarten können.
Und auch die Stellvertreter von Ausschussmitgliedern erhalten keine Sitzungsunterlagen mehr. Denn: „Das ordentliche Mitglied ist verpflichtet, im Verhinderungsfall seinen Stellvertreter zu informieren“, erklärt Reith. Und dieser könne sich dann die Unterlagen aus dem RIS laden. Apropos laden: Um zu verhindern, dass die Unterlagen in der Sitzung nicht abgerufen werden können, zum Beispiel weil gerade das WLAN ausgefallen ist, empfiehlt der Verbandsbürgermeister den Bürgervertretern, sich die Sitzungsmappe vorher herunterzuladen und auf dem Tablet, für das ein Zuschuss gewährt wird, zu speichern.
Mandatsträger müssen Infos liefern
Und schließlich hat der Verwaltungschef noch eine Erklärung für die schleppende Aufnahme der neuen Mandatsträger in das Ratsinfosystem. Die besteht nämlich nicht nur darin, den Namen und die Partei einzutippen, sondern mit dem Eintrag sind laut Reith noch etliche andere Funktionen verbunden. Und dafür müssten die Betreffenden die im Juli verschickten Infobögen ausgefüllt zurückschicken. Das hätten manche leider erst Ende September getan.
Alles in allem bescheinigt Reith seinem dreiköpfigen Sitzungsdienst auf dem Weg zur Digitalisierung eine gute Arbeit und eine gute Kondition beim Hinterherrennen. Denn das Team braucht den Input der einzelnen Fachbereiche und der Ortsbürgermeister, um gute Sitzungsgrundlagen zu schaffen. Beim Vorbereiten von Stimmzetteln allerdings besteht im zuständigen Fachbereich erwiesenermaßen Nachholbedarf. Und ein bisschen mehr zu erklären, um Ärger wie in Lambsheim zu vermeiden, wäre ebenfalls nicht schlecht.