Arbeitnehmer-Tipp Wie das Online-Meeting weniger stresst

Auf den Bildschirm starren, kaum bewegen, beobachtet werden: So praktisch Videokonferenzen für die Firma in Corona-Zeiten sind – viele Beschäftigte fühlen sich genervt von ihnen. Dabei lassen sich Online-Meetings auch stressfreier gestalten. Eine neue Praxishilfe gibt Tipps.

Die Ratschläge der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) beruhen unter anderem auf Studien des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft in Ludwigshafen von 2020. Demnach berichteten rund 60 Prozent der befragten Geschäftsführer, Führungskräfte, Personalfachleute, Betriebs- und Personalräte von einer sogenannten „Zoom-Müdigkeit“ nach einer Reihe von Online-Meetings. „Viele sprechen sogar von Erschöpfung“, so das IBE. Die Plattform „Zoom“ im gebräuchlichen Begriff „Zoom-Müdigkeit“, oder auf Französisch „Zoom-Fatigue“, steht stellvertretend für alle verwendeten Onlinetools.

Die Betroffenen klagten vor allem über eine abnehmende Konzentration (etwa 80 Prozent), Ungeduld (60 Prozent) und „Genervt sein“ (54 Prozent). Rund je 30 Prozent litten unter Kopf- oder Rückenschmerzen, etwa 23 Prozent unter Sehstörungen und rund je 14 Prozent unter Schlafstörungen oder einem „unwirschen“ Agieren gegenüber Mitmenschen. Mehr als sieben Prozent hatten eigenen Angaben zufolge Gliederschmerzen und zwei Prozent Magenschmerzen. Die DGUV warnt in ihrer Praxishilfe vor möglichen Folgeschäden wie Burn-out, Depressionen oder Herz-Kreislauf-Erkrankungen.

Woher kommt die Ermüdung?

„Videokonferenzen sind für viele Menschen anstrengender als persönliche Meetings“, sagt Christine Heitmann, Referentin am DGUV-Institut für Arbeit und Gesundheit (IAG). Den größten Stressfaktor sieht sie im stundenlangen starren Sitzen im Blickfeld der Kamera. Außerdem entstehe das Gefühl, ständig beobachtet zu werden – „und zwar aus einer Nähe, die wir sonst nur im privaten Bereich gewohnt sind“.

Weitere belastende Faktoren sind dem IAG zufolge der fehlende Small Talk in durchgetakteten Meetings, die ungewollten Einblicke der anderen Teilnehmer in die eigene Privatsphäre sowie Probleme beim Entschlüsseln und Senden von nonverbalen Signalen wie Gestik und Mimik. Sich permanent selbst auf dem Bildschirm zu sehen, könne außerdem zu einer „selbstfokussierten Aufmerksamkeit“ führen. „Wenn dann auch noch die Technik streikt, ist die Erschöpfung vorprogrammiert“, so das Institut.

Regelmäßige Pausen helfen

Als Gegenmittel empfiehlt das IAG eine bessere Vorbereitung der Sitzungen. „Ideal sind möglichst kurz gehaltene Online-Meetings mit guter Moderation, klarer Tagesordnung sowie ausreichend Pausen“, sagt Expertin Heitmann. So sollte spätestens jede Stunde eine zehnminütige Online-Pause eingelegt und für die körperliche Bewegung genutzt werden.

„Das bedeutet, lieber ein paar Lockerungsübungen zu machen, statt Privates auf dem Handy zu erledigen“, rät Heitmann. Helfen könnten einheitliche Regeln im Unternehmen, wonach einstündige Online-Besprechungen schon nach 50 Minuten und halbstündige Treffen bereits nach 25 Minuten enden. Statt Inhalte nur live zu vermitteln, könnten sie auch vorab aufgenommen und zum selbstorganisierten Lernen verwendet werden.

Auch mal die Kamera ausschalten

Um nicht ständig auf einen Bildschirm mit vielen Gesichtern blicken zu müssen, empfiehlt das Institut wechselnde Bildschirmansichten. So könne der Blick beispielsweise auch nur auf die gerade vortragende Person gerichtet werden. Vor Beginn der Sitzung sollte außerdem abgeklärt werden, ob und wann die Kamera ausgeschaltet werden darf, um Augen- und Lockerungsübungen machen oder etwas trinken und essen zu können.

Sind die Teilnehmer der Sitzung überwiegend passiv, sollte das Einschalten der Kamera generell optional sein, wenn die vortragende Person damit einverstanden ist, rät das IAG. Wer durch den Anblick von sich selbst an Konzentration verliert, könne bei eingeschalteter Kamera ein Post-it auf das eigene Bildschirmbild kleben. Neben der Arbeit im Plenum empfiehlt das Institut den Austausch in kleineren Gruppen, sogenannten Breakout-Räumen, und das Einplanen von Zeit für Small Talk zu Beginn der virtuellen Treffen. Schon vor den Meetings sollte außerdem sichergestellt werden, dass Hard- und Software reibungslos funktionieren.

Muss es wirklich ein Zoom-Meeting sein?

Das Institut appelliert an die Selbstfürsorge der Beschäftigten. So sollte überlegt werden, ob die eigene Anwesenheit an einer Online-Sitzung wirklich nötig ist. Möglicherweise reiche es, sich mit anderen bei der Teilnahme abzuwechseln und die wichtigsten Punkte anhand des Protokolls oder per E-Mail zu erfahren. Nicht alle Besprechungen erforderten außerdem, sich gegenseitig zu sehen. „Bietet eine Videokonferenz keine Vorteile, empfiehlt sich die Kommunikation per Telefon“, sagt Referentin Heitmann.

Vor allem Homeoffice-Beschäftigte sollten selbst auch auf gute Arbeitsbedingungen achten. So ließen sich die Belastungen bereits durch einen großen Bildschirm (mindestens 17 Zoll) mit externer Tastatur, um den Abstand zum Gesicht verändern zu können, sowie der richtigen Einstellung von Beleuchtung, Helligkeit und Kontrast verringern. Die DGUV stellt hierfür eine kostenlose Übersicht „Check-up Homeoffice“ zur Verfügung.

Den Arbeitsplatz anpassen

Die Experten verweisen auf ein Ergebnis der Ludwigshafener IBE-Studie von Dezember 2020, wonach 40 Prozent der Befragten die Anpassung ihres Arbeitsplatzes und ein abwechselndes Stehen und Sitzen als geeignete Mittel gegen die „Zoom-Müdigkeit“ betrachten. Die Betroffenen müssten gute Arbeitsbedingungen allerdings auch vom Unternehmen einfordern. „Hier sind speziell die Führungskräfte in der Pflicht, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Blick zu behalten“, betont IAG-Referentin Heitmann.