Frankenthaler Umland 
VG Lambsheim-Heßheim macht sich fit für Videokonferenzen
„Michael Reith lädt Sie zu einem geplanten Zoom-Meeting ein.“ Diesen Satz könnten Rats- und Ausschussmitglieder in den sechs Ortsgemeinden der Verbandsgemeinde (VG) Lambsheim-Heßheim und in den Gremien auf VG-Ebene künftig öfter in Zusammenhang mit einer E-Mail in ihrem elektronischen Postfach vorfinden, falls der zweite Lockdown kommt. VG-Bürgermeister Michael Reith (SPD) und seine Verwaltung wollen dann nämlich neue Wege gehen und Sitzungen komplett digital als Videokonferenz umsetzen.
Erste Überlegungen dafür gab es bereits im Juli, als der erste Lockdown – und damit auch die Absage vieler Gremiumssitzungen – noch nicht lange vorbei war. „Ursprünglich angefragt wegen digitalen Möglichkeiten, Sitzungen abzuhalten, hatten die Kollegen aus Lambsheim“, erzählt Reith. Sie stellten auch einen Teil der Projektgruppe, die der VG-Bürgermeister ins Leben gerufen hat. Zweimal hat sie sich vor der Sommerpause getroffen, um Möglichkeiten der digitalen Kommunikation und Ratsarbeit auszuloten. „Wir wollten die Zeit nicht nutzlos verstreichen lassen“, sagt Reith mit Blick auf die verlorenen Wochen des ersten Lockdowns, in denen wegen des Versammlungsverbots durch die Corona-Bekämpfungsverordnungen des Landes keine Sitzungen mehr möglich gewesen waren.
Landtag schafft Basis für digitale Arbeit
Schon vorher, Ende Mai, machte der rheinland-pfälzische Landtag einen Vorstoß und änderte die Gemeindeordnung, die für die Arbeit der VG die gesetzliche Grundlage bildet. Neu ist jetzt: Verwaltungen dürfen bis Ende März des kommenden Jahres Beschlüsse auch in einem schriftlichen oder elektronischen Umlaufverfahren sowie über Video- oder Telefonkonferenzen fassen. Voraussetzung ist, dass beim Umlaufverfahren kein Gremiumsmitglied dagegen und bei einer Video- oder Telefonkonferenz mindestens zwei Drittel für das Verfahren sind. „Für uns war klar, dass wir keine Umlaufbeschlüsse wollen“, sagt Reith. Dabei werden die Unterlagen gewöhnlich von Ratsmitglied zu Ratsmitglied weitergegeben und mit Unterschriften der Beschluss auf schriftlichem Weg gefasst. „Wir haben uns stattdessen für die Videokonferenzen entschieden.“
Die passende Anwendung dafür war schnell gefunden: das Videokonferenzsystem „Zoom“. Die Bedienung ist laut Reith sehr einfach: „Ich habe mich dort als VG registriert und kann die Ratsmitglieder per E-Mail zu den Videokonferenzen einladen.“ Das laufe ähnlich wie bei E-Mail-Programmen, wenn man Kollegen zu einem Termin einladen wolle. Reith legt die Uhrzeit fest und schickt Einladungsmails an die Ratsmitglieder. Sie bekommen dann eine Identifikationsnummer und ein Passwort, dass sie beim Klick auf den Videokonferenz-Link eingeben müssen. Dann sind sie drin in der Videokonferenz. „Wir haben das in der Sommerpause in der Projektgruppe zweimal ausprobiert und kleine Schwierigkeiten gut gemeistert“, sagt Reith zufrieden.
Hoffnung auf Empfehlung vom Land
Erste Telefon- und Videokonferenzen getestet hat auch die Verwaltung in Bobenheim-Roxheim – allerdings mit einer anderen Software. „Webex wird schon lange in viele großen Firmen genutzt und wir haben die Video- und Telefonkonferenzen schon mit drei, vier Kollegen ausprobiert“, sagt Büroleiter Markus Pfeffer. Festlegen auf eine bestimmte Vorgehensweise oder eine Software wolle sich die Verwaltung zunächst aber nicht. „Wir sind in der glücklichen Lage, dass wir Sitzungen mit einem passenden Hygienekonzept in der großen Jahnhalle abhalten können“, sagt Pfeffer. Umlaufbeschlüsse und Eilentscheidungen, von denen während des Lockdowns zwei getroffen wurden, seien zudem eine Möglichkeit.
Was aber, wenn die Infektionszahlen steigen und wieder ein Versammlungsverbot in Kraft tritt, die Jahnhalle also keine Option mehr ist? „Dann müssen auch wir in Richtung Videokonferenzen gehen“, sagt Pfeffer. „Da würde ich mir aber wünschen, dass es eine zentrale Empfehlung für eine Software aus der Landesregierung gibt und nicht jede Verwaltung sich selbst kümmern muss.“
Gesamtpaket ist der Favorit
In beiden Verwaltungen hofft man zudem auf gute Nachrichten vom Anbieter der aktuell genutzten Software fürs digitale Sitzungsmanagement, der Firma „More Rubin“ aus Montabaur. „Dort arbeitet man bereits an der Möglichkeit, Videokonferenzen abzuhalten“, weiß Reith. Und auch in Bobenheim-Roxheim würde man diese Lösung begrüßen. „Dann wäre alles aus einer Hand“, sagt Pfeffer. Laut Reith müsste die Verwaltung für die Anwendung vermutlich aber extra zahlen. „Zoom“ ist kostenfrei. Eine Lizenz für 50 Ratsmitglieder für das in Bobenheim-Roxheim erprobte Webex kostet laut Pfeffer rund 150 Euro im Jahr. „Die Kosten für die Anwendung von More Rubin sollten sich aber im Rahmen halten“, mutmaßt Reith.
Dennoch blieben auch hier noch Fragen offen: Wie beteiligt man über Videokonferenzen die Öffentlichkeit? Was ist mit dem Datenschutz? Besonders Zoom stand diesbezüglich zuletzt in der Kritik. Der Bundesdatenschutzbeauftragte Ulrich Kelber (SPD) warnte im Mai noch davor, personenbezogene Daten in Zoom-Gesprächen preiszugeben, weil die unverschlüsselt auf amerikanischen Servern liegen. Laut Reith habe das Land mittlerweile aber grünes Licht für den Einsatz von Zoom in der Verwaltung gegeben.
Live-Schalte aus dem Bürgersaal
Auch für die Beteiligung der Öffentlichkeit – oder von Ratsmitgliedern, die kein eigenes Tablet oder einen eigenen Laptop haben – hat Reith eine Lösung. „Wir würden dann im Bürgersaal in Lambsheim die entsprechende Technik aufbauen, damit Ratsmitglieder sich von dort aus in die Videokonferenz einschalten können.“ Das sei je nach Personenanzahl und Hygienerichtlinien ein gangbarer Weg.
Ganz so weit scheint die VG-Verwaltung im Leiningerland derweil noch nicht zu sein. Wie Büroleiter Jürgen Esser auf Anfrage mitteilt, habe die Verwaltung bereits im ersten Lockdown „die anliegenden politischen kommunalen Themen entweder im Wege eines digitalen Umlaufbeschlusses oder per Eilentscheidung verhältnismäßig gut“ treffen können. Technisch aufgerüstet habe die Verwaltung nicht. Käme ein zweiter Lockdown, „würden dieselben Mechanismen und Verfahrensweisen greifen, wie beim ersten“.