Ludwigshafen 
E-Akte kommt: So stellt sich die Stadtverwaltung für die Zukunft auf
Von Axel Nickel
„Wir denken schon zehn Jahre voraus“, fasst Anne Niedecken die Herausforderung zusammen. Und ihr ist eines ganz wichtig: „Elektronische Akte und Digitalisierung sind kein Selbstzweck, alles geht in Richtung Kunde.“ Die Veränderungen und Neuerungen sollen dabei helfen, dass die Verwaltung besser und schneller arbeiten kann. Der Bürger – oder wie Niedecken stets sagt: der Kunde – soll davon profitieren: „Er meldet sein Anliegen, bekommt gar nicht mit, wie wir intern arbeiten und freut sich über die schnellere Bearbeitung und Antwort.“
Das klingt erst einmal trivial. Doch die Verwaltung mit ihren rund 4000 Mitarbeitern und vielen verschiedenen Bereichen arbeite zum großen Teil auch sehr unterschiedlich. Niedecken nennt daher ein Stichwort: „Medienbruchfreies Arbeiten.“ Denn natürlich sind aktuell auch schon verschiedene Mitarbeiter und Bereiche involviert, wenn es um Bürgeranliegen geht. Aber da müssten momentan eben noch Akten oder E-Mails herausgesucht, Vorgangsnummern verglichen und schließlich alles erst zusammengefügt werden, ehe der Bürger mit einer Antwort rechnen kann. Das dauere schon allein deshalb etwas länger, da man nicht auf ein einheitliches System zurückgreifen könne.
Zurück in die 50er
Das soll nun mit der elektronischen Akte (E-Akte) kommen. Medienbruchfrei heißt dabei: Alle arbeiten elektronisch und nach der gleichen Systematik. Dadurch gehe die Zusammenarbeit schneller und ein Rädchen greife besser ins andere, sagt die 53-Jährige, die vergangenes Jahr von der Stadt Mannheim nach Ludwigshafen gewechselt ist. Um die Herausforderung zu veranschaulichen geht die in Kusel aufgewachsene Niedecken aber erst mal in die 50er-Jahre zurück: „Damals gab es nur Papier und einen genauen Aktenplan. An den haben sich alle gehalten.“ Dann kamen irgendwann die elektronischen Möglichkeiten mit E-Mails. Was aber fehlte, waren laut Niedecken konkrete Standards, wie all diese Informationen abzuspeichern sind. Am Ende steht ein ziemliches Durcheinander: Informationen liegen in verschiedenen Medien (Papier, Dateien) und in verschiedenen Ablage-Systematiken vor. „Jetzt geht’s darum, wieder eine Akte einzuführen, die revisionssicher ist“, sagt Niedecken. Also: zurück in die 50er, nur digital.
„Das ist eine große Nummer“, betont Niedecken. Umso mehr freut sie sich über die große Offenheit in der Stadtverwaltung bei diesem Projekt. „Alle freuen sich darauf.“ Ab August oder September gehe es an die Umsetzung. Mit welchem Bereich gestartet wird, werde noch festgelegt. „Aber jeder möchte gleich dabei sein“, erzählt sie begeistert. Das sei die beste Voraussetzung für die geplante „Prozessoptimierung“. Sie verspreche sich davon einen „erheblichen Mehrwert“, weil künftig Informationen viel leichter ausgetauscht und weitergegeben werden können. Dadurch werde auch die Bearbeitung der Bürger-Anliegen schneller und besser. Und darum gehe es ja am Ende, betont die Bereichsleiterin. Und obendrein werde die Arbeit ja auch für die Kollegen in der Verwaltung einfacher.
Schub durch Corona-Krise
Doch bis es soweit ist, muss intensiv gearbeitet werden. Für das Projekt werden Mitarbeiter freigestellt, die Schritt für Schritt jeden Bereich unter die Lupe nehmen. Dann müsse immer geschaut werden, wie die E-Akte konkret eingeführt werden könne. Und es müssen immer alle Schnittstellen zu allen anderen Abteilungen bedacht werden. „Ganz wichtig ist daher, dass Dateien einheitlich abgelegt, also identisch benannt, werden“, so Niedecken. Froh ist sie über die gute Zusammenarbeit mit dem Personalrat.
Die Corona-Krise habe dem ganzen Thema Digitalisierung und mobiles Arbeiten einen Schub gegeben. Daran wolle man nun anknüpfen. „Und die E-Akte ist bei dem Ganzen ein wichtiger Puzzlestein“, sagt Niedecken. Als Vorbild sieht sie die Organisation der einheitlichen Behördennummer 115. Hier bediene Ludwigshafen insgesamt 100 Kommunen aus drei Bundesländern. „Und die Auswärtigen merken gar nicht, dass sie in Ludwigshafen landen. Für sie zählt, dass sie schnell die gewünschte Auskunft bekommen“, so Niedecken.
„Zeit- und ortsunabhängig“
Überhaupt hält sie ganz große Stücke auf ihren neuen Arbeitgeber. Die Stadtverwaltung sei auch Teil einer bundesweiten Projektgruppe, in der insgesamt 575 Dienstleistungen digitalisiert werden. Sie nennt ein Beispiel aus dem Baubereich: „Es kann durch die Vernetzung und digitale Koordination nicht mehr passieren, dass ein Gastronom außen bestuhlen möchte und sich dann über eine aufgebohrte Straße wundert.“ Für Anne Niedecken ist die E-Akte ein Schlüssel für moderne Verwaltung: „Mit ihr kann man orts- und zeitunabhängig arbeiten. Alle können auf die Informationen zugreifen. Und der Bürger kann seine Anliegen ebenso zeit- und ortsunabhängig abgeben, und es wird sich genauso darum gekümmert.“
