Kaiserslautern Schulsekretärinnen arbeiten auch in den Ferien
Seit Montag schwitzen die Schüler wieder über ihren Hausaufgaben und büffeln im Unterricht. Doch was machen Sekretärinnen und Schulleiter in den Ferien? Astrid Bold (Realschule plus Ramstein-Miesenbach) und Monique Oster (Grundschule Rodenbach) hatten jede Menge zu tun.
Während die Schüler sich noch über ihre Ferien freuen, sitzt Astrid Bold in ihrem Büro. Die Sekretärin der Realschule plus Am Reichswald in Ramstein-Miesenbach arbeitete in drei von diesen sechs Sommerferienwochen, eineinhalb Wochen nach Schuljahresende und noch einmal so viele, bevor die ersten Schüler wieder das Gebäude stürmen. „Langweilig wird es nicht, keine Sekunde lang“, sagt sie über ihre Aufgaben, die sie in diesem Zeitraum abzuarbeiten hatte. Noch ist es ruhig in den Gängen und Sälen des Schulgebäudes. Ein Umstand, der Bold sehr recht ist, denn das Sekretariat ist sonst „die Zentrale für alles und jeden“. Sie muss ihre Konzentration auf die Arbeiten richten, die in der Ferienzeit erledigt werden müssen. Dafür hat sie eine Liste, knapp 30 Punkte sind aufgeführt, einige der anstehenden Aufgaben fehlen dort. „Das ist jetzt etwas ganz anderes und nicht zu vergleichen mit dem normalen Schulleben“, sagt sie.
Die Sekretärin musste für jeden Schüler eine Buchliste anlegen
Die Schulbuchausleihe bildete einen wichtigen Punkt. Die Schulsekretärin musste für jeden der 410 Schüler eine individuelle Buchliste anlegen, ganz egal, ob die Ausleihe in Anspruch genommen wird oder nicht. Diese Info muss in einem Elternbrief festgehalten und zusammen mit dem Zugangscode, ausgedruckt und dann verschickt werden. Dann sind da noch diverse Statistiken, die an das rheinland-pfälzische Bildungsministerium übermittelt werden müssen. Sie betreffen die aktuellen Schülerzahlen, die Nachfrage nach der Ganztagsschule, Geschlecht, Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit und die Wohnorte der Schüler. Diese sind auch für die Kreisverwaltung in Kaiserslautern von Bedeutung, die die Beförderungskosten auf Antrag übernimmt und die Fahrkarten an die Schule verschickt. Bold teilt sie dann mit Beginn des Schuljahres aus. Für jeden Schüler werden sechs solcher Listen erstellt. Auch für die Lehrer sind sie wichtig. „Sie müssen immer auf einem aktuellen Stand gehalten werden“, betont die Schulsekretärin. Durch die Nato-Schüler sei ein häufiger Wechsel gegeben. Ebenso muss sie für jeden Neuzugang – und das sind etwa 80 – im Computer eine eigene Maske mit allen persönlichen Daten anlegen.
"Es ist viel, aber es ist machbar"
Zum Schuljahresbeginn ändert sich auch ein Teil des knapp 40-köpfigen Kollegiums. Die bestehende Liste musste mit den neuen Namen, Kürzeln und Geburtsdaten aktualisiert werden, bevor Bold eine Einladung für die erste Konferenz und den Gottesdienst zum Schuljahresbeginn erstellte. Daneben musste sie Klassenbücher beschriften, Material bestellen und schließlich den Essensplan mit den verschiedenen Speiseangeboten ausdrucken. „Das läuft so nebenher“, meint sie wohlwissend. Bis zum ersten Schultag hatte sie noch alle Hände voll zu tun. „Es ist viel, aber es ist machbar“, sagt sie lachend. Etwas ruhiger geht es in der Rodenbacher Grundschule mit knapp über 70 Schülern zu. Eine Zahl, von der Schulleiterin Monique Oster weiß, dass sie sich aller Voraussicht noch ändern wird. Für sie und Schulsekretärin Monika Constantz hieß es in der ersten und der sechsten Ferienwoche zweimal vier Stunden lang Verwaltungsarbeit zu erledigen. Hinzu kam eine Dienstbesprechung mit dem fünfköpfigen Kollegium und einer Lehrkraft in Ausbildung. In der ersten Ferienwoche werden an der Grundschule Rodenbach die alten Akten abgeschlossen und bereinigt, das heißt, dass Unterlagen wie Aktennotizen oder Gesprächsprotokolle in den Papierschredder wandern. Die weiterführenden Schulen, an die die bisherigen Viertklässler gewechselt sind, bekamen Post aus Rodenbach. Sie enthielt den sogenannten Schülerbogen mit Adresse, Notfallkontakten, Zeugniskopien und der Einverständniserklärung zum Datenschutz bei Veröffentlichungen in den Medien. „Wir machen das bundeslandübergreifend“, erzählt Oster. Sollten US-amerikanische Kinder in ihre Heimat ziehen, werden die Unterlagen auf Anfrage zugesandt.
Die Schule bestellt die Bücher über den örtlichen Handel
In der letzten Ferienwoche brachte Oster die Klassenlisten auf den neuesten Stand und meldete Zuzüge aus dem Ausland an die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Neustadt/Weinstraße. Sie freut sich, dass die Erstklässler mit 35 Schülern in zwei Klassen starten. „Da sind wir stark vertreten, wir haben jetzt insgesamt fünf Klassen.“ Auch sie muss für jeden neuen Schüler Listen anlegen. Außerdem hat sie für das Schuljahr 2019/2020 vom Einwohnermeldeamt eine Schülerliste bekommen, die für eine Sprachförderung in Frage kommen. Hier verschickte die Leiterin Einladungen für die Anmeldung im September. Zuständig ist sie ebenfalls für die Buchbestellungen. Hier müssen im Onlineportal der Schulbuchausleihe die Daten der Kinder gepflegt werden. Haben sie eine freie Ausleihe beantragt, ist die Verbandsgemeinde für die Genehmigung zuständig und die Schule übernimmt die Bestellung über den örtlichen Buchhandel. Die Schulleiterin hat die neuen Klassenbücher längst bestellt, vorbereitet und auf Vollständigkeit geprüft.
"Stundenplan erstellen ist wie Sudoku"
Für das Erstellen des Stundenplans bleibt der Computer einmal ungenutzt. Oster teilt die Stunden in Absprache mit ihren Kollegen ein. „Das ist ein bisschen wie Sudoku bis alles passt und jeder zufrieden ist“, meint sie. Bislang wurden die Rodenbacher Grundschüler bis 14 Uhr betreut. Seit diesem Schuljahr hat diese Aufgabe ein anderer Träger übernommen, sodass die Kinder jetzt bis 16.30 Uhr Angebote wahrnehmen können. Auch hier müssen Anmeldungen verwaltet werden. Dennoch ist Oster entspannt. Seit 2010 leitet sie die Rodenbacher Grundschulle und kann daher sagen: „Die Routine macht’s“. Zwar müsse sie noch einige Listen und Statistiken anfertigen, für viele habe sie aber bis September Zeit. „Die Arbeit ist zu schaffen“, meint sie zuversichtlich.
