Frankenthal Arbeitslosengeld digital

Einige Kollegen waren schon skeptisch – das muss Bastian Syring zugeben. Der 34-Jährige hat 2012 die Umstellung der Agentur für Arbeit auf die E-Akte mitbetreut. Er arbeitet als Integrationsberater bei der Arbeitsagentur Ludwigshafen und hat Kollegen geschult, die wiederum anderen Mitarbeitern die Neuerungen beigebracht haben. Jetzt, fünf Jahre später, sagt Syring jedoch überzeugt: „Die E-Akte hat riesige Vorteile.“ Die Umstellung auf die elektronische Akte steht nach und nach auch allen Jobcentern in Deutschland bevor. Am 10. März 2018 ist das Jobcenter Vorderpfalz-Ludwigshafen dran. „Die E-Akte ist der Spiegel einer ausgedruckten Akte“, erklärt Anja Hölscher, Geschäftsführerin beim Jobcenter Vorderpfalz. Das heißt: Sie enthält dieselben Unterlagen, die bislang auch zu einer Jobcenter-Akte gehörten – zum Beispiel Anträge, Bewilligungsbescheide, Nachweise –, nur eben in digitaler Form. Für die Kunden ändere sich dabei erst mal nichts, sagt die 44-Jährige. Sie müssen ihren Antrag und alle Anlagen nach wie vor auf Papier abgeben, vor allem wegen der Unterschrift. Doch die Blätter werden ab März direkt an ein Scan-Zentrum in Frankfurt geschickt. Diese Einrichtung der Deutschen Post ist auch schon für die Unterlagen der Agentur für Arbeit Ludwigshafen zuständig. Bedenken wegen des Datenschutzes müssten die Kunden nicht haben, sagt Bastian Syring. Die Transportbox ans Scan-Zentrum sei verplombt, die Akten würden dort nicht noch mal durchgeblättert, sondern so wie sie ankommen eingescannt. Anschließend könnten sie automatisch richtig zugeordnet werden. Hölscher verweist noch auf einen weiteren Schutz: „Es gibt ein klares Berechtigtenkonzept.“ Das heißt: Auf die E-Akte haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die tatsächlich für den Kunden zuständig sind. Und die haben dann alle Unterlagen wesentlich schneller vor sich, sparen Laufwege und können mit einer Suchfunktion das finden, was gerade gebraucht wird. Schließlich kann die Akte eines Jobcenter-Kunden schon mal 300 Seiten oder mehr umfassen. Außerdem sei in der E-Akte der Bearbeitungsstatus hinterlegt, sagt Hölscher. Der Mitarbeiter kann also dem Kunden sagen, was mit dessen Antrag bisher geschehen ist. „Ohne E-Akte würden wir an unsere Grenzen kommen“, sagt die Jobcenter-Chefin. Schließlich müssen Akten zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Viel Stauraum ist nötig. „Und wir haben Kunden, die sehr lange bei uns sind“, ergänzt Hölscher; bis zu zwölf Jahren in einigen Fällen. Die Vorbereitung für die Umstellung habe Ende 2016 begonnen. Ab Januar gibt es Schulungen für die Mitarbeiter. Natürlich funktioniert so eine Umstellung nicht von einem Tag auf den anderen. „Nach maximal einem halben Jahr lief es reibungslos“, sagt Syring über die Erfahrungen der Arbeitsagentur. Laut Hölscher sollen alte Akten in der Regel nicht nachdigitalisiert werden – der Aufwand wäre zu groß. Ins Scan-Zentrum kommen Papiere, die neu eintreffen. Apropos Papier: Davon werde einiges eingespart, erklärt Hölscher. Schließlich sollen die Jobcenter-Mitarbeiter ab März möglichst keine Ausdrucke mehr machen, sondern im Programm am Bildschirm wichtige Textpassagen markieren. Auch Kopien fallen durch den elektronischen Zugriff weg. Wie viel die Umstellung auf die E-Akte kostet, können Hölscher und Syring nicht beziffern. Sowohl bei der Agentur für Arbeit als auch beim Jobcenter handelt es sich um bundesweite Umstellungen. Beide rechnen aber damit, dass sich die Kosten nach einigen Jahren neutralisieren werden. Was auch beide betonen: Die E-Akte wird keine Arbeitsplätze kosten und hat auch bislang keine gekostet. Das Jobcenter Vorderpfalz-Ludwigshafen hat laut Anja Hölscher insgesamt 425 Mitarbeiter. Für die in der Poststelle Beschäftigten werden sich die Aufgaben leicht ändern. Gebraucht würden sie aber nach wie vor. Und wie stehen die Mitarbeiter im Jobcenter zur Neuerung? „Die meisten freuen sich, dass das Aktensuchen wegfällt“, sagt Hölscher. Dennoch sei es eine Umstellung, künftig nur noch auf den Bildschirm zu schauen, statt in Papierakten zu blättern. Sicherlich werde es einige Zeit dauern, bis tatsächlich weniger ausgedruckt und nichts mehr kopiert werde. Und dann hat Hölscher noch eine sehr wichtige Bitte an alle Jobcenter-Kunden: „Bitte keine Originale einreichen!“ Das habe zwar bisher auch gegolten, werde nun aber noch dringlicher. Schließlich werden die Dokumente einige Wochen nach dem Einscannen vernichtet. Endgültig.