Kreis Kaiserslautern Alles auf einen Klick

«Landstuhl.» Die Verbandsgemeinde Landstuhl stellte in sämtlichen Bereichen von 2013 bis 2017 Schritt um Schritt auf Digitalisierung, sprich papierlose Verwaltung, um. Der digitale Rechnungslauf mit gleichzeitiger Archivierung wurde als letzter Schritt eingeführt. Dies erleichtert seither immens die Arbeit der Finanzabteilung und des Rechnungsprüfungsausschusses.

Kürzlich hat der Rechnungsprüfungsausschuss, bestehend aus fünf ehrenamtlichen Mitgliedern und zwei Mitarbeitern der Finanzverwaltung, den Abschluss des Jahres 2014 geprüft. Viola Müller, Sachbearbeiterin in der Finanzabteilung, beschreibt die Vorteile der Digitalisierung: „Für mich ist es eine große Erleichterung bei der Jahresabschlussrechnungsstellung. Früher mussten wir immer ins Archiv, Ordner wälzen und Belege heraussuchen. Wir sparen uns jetzt lange Wege und lange Sucherei. Da alle Belege eingescannt sind, kann ich an meinem Rechner alles direkt aufrufen.“ Auch das Bezahlen von Rechnungen werde enorm beschleunigt. Vom Posteingang über die Prüfung bis zur Auszahlung gehe alles im Idealfall an einem Tag vonstatten. „Alles per Mausklick und völlig papierlos“, bestätigt Christopher Bretscher, Leiter der Finanzabteilung und Hauptinitiator der Umstellung. Vor der Digitalisierung „dauerte das Prozedere mindestens eine Woche“. Die Ortsbürgermeister mussten früher zum Unterschreiben der Belege persönlich ins Verwaltungsgebäude in der Kaiserstraße kommen. Heute können sie das „mit ihrem Laptop im Wohnzimmer auf der Couch erledigen“. Außerdem biete die Digitalisierung Einsparpotenziale und schone Ressourcen – angefangen bei Papier und Druckerpatronen über Büroschränke bis zur wertvollen Zeit der Mitarbeiter. „Im Hinblick auf die anstehende Fusion der Verbandsgemeinden Landstuhl und Kaiserslautern-Süd zum 1. Juli 2019 mussten wir den digitalen Rechnungseingang einführen“, erläutert Bretscher. Zeitgleich wurde die digitale Umsetzung in beiden VGs angegangen. Sie haben „Gott sei Dank die gleiche Finanzsoftware wie wir, nämlich OrgaSoft Kommunal aus Saarbrücken“. OrgaSoft ist eine Gesellschaft des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz. „Ich habe das so auch unserem Bürgermeister empfohlen. Wir haben mit der anstehenden Fusion 2019 sicherlich genug Regelungen und Neuorganisationen zu stemmen. Da liegt der Gedanke nahe, die einzelnen Mitarbeiter nicht bis an die Belastungsgrenze zu bringen und die Umstellung auf digitalen Rechnungseingang vorher zu realisieren. Damit können wir uns voll auf die Fusion nächstes Jahr konzentrieren.“ OrgaSoft habe den technischen Part übernommen und Christopher Bretscher den organisatorischen. „Am Anfang der Umstellung bestand für die Mitarbeiter erheblicher Schulungsbedarf“, schildert er seine Erfahrungen aus 2013. „Ich konnte meinen eigentlichen Aufgaben kaum noch nachgehen. Zum Glück gab es die Möglichkeit, mich über Fernwarte auf die Bildschirme einzuwählen und von meinem Büro aus Probleme und Fragen zu bearbeiten. Ansonsten wäre ich wie ein Flummi durchs Rathaus gesprungen“, beschreibt Bretscher lachend die Hektik der Anfangszeit. Die Anschaffungskosten für Laptops und Scanner halten sich in überschaubaren Grenzen. Die Mitarbeiter hatten sowieso schon alle PC-Arbeitsplätze. Zwei Laptops als Leihgeräte für den Rechnungsprüfungsausschuss waren ebenfalls bereits da, so dass nur noch ein weiterer für etwa 800 Euro gekauft werden musste. „Wartung, Update und Support für die Rechnungseingangssoftware ist alles in einer monatlichen Gebühr von 100 Euro netto im Service von OrgaSoft enthalten. Die Nutzungskosten des Moduls von 1200 Euro jährlich lassen sich definitiv dagegen rechnen.“ Mathias Gillen, Vorsitzender des Rechnungsprüfungsausschusses, weiß die Vorteile des papierlosen Büros zu schätzen. „In früheren Zeiten stapelte sich hier auf dem Tisch ein Berg von Akten. Bis zu dreißig Ordner waren keine Seltenheit. Wir konnten uns über den Tisch hinweg kaum anschauen. Auf Knopfdruck rufen wir heute alle Zahlen ab. Ein großer Bildschirm an der Wand ermöglicht es allen Sitzungsteilnehmern gleichzeitig, auf das aktuelle Thema zu blicken und alle relevanten Informationen parat zu haben. Jeder weiß direkt, um was es geht und hat die Lösung vor sich.“