VG Wachenheim 
Fortschritte bei Digitalisierung: Online-Termine und Abholbox für Dokumente
Gut zwei Jahre habe die erste Phase der Digitalisierung im Rathaus der Verbandsgemeinde Wachenheim gedauert, berichtete Tobias Hens, Leiter der Abteilung Digitalisierung & IT im Verbandsgemeinderat. Diese wurde im Sommer abgeschlossen und habe die Prozessoptimierung und die Digitalisierung der Arbeitsplätze zum Inhalt gehabt, fasste Hens zusammen. Hauptsächlich bei der Hardware sei aufgerüstet worden. Sollte es wieder einen Lockdown geben, stünde man heute deutlich besser da, betonte der IT-Fachmann. Nach einjähriger Bauzeit habe die Telekom den Glasfaseranschluss für das Rathaus fertiggestellt und die Netzwerkverkabelung erneuert. Auch habe die Verbandsgemeinde einen IT-Administrator eingestellt.
Die zweite Digitalisierungsphase bestand hauptsächlich darin, die sogenannte E-Akte einzuführen, damit alle Mitarbeiter digital arbeiten können. Weitere Software-Module für die Stellenbesetzung und für Personalakten wurden dazugekauft, das Ratsinformationssystem hat ein neues Profil bekommen.
Terminal im Eingangsbereich
Wie Hens sagte, stehe man nun vor der Prozessdigitalisierung und -optimierung. Als Projekt für die kommenden beiden Jahre stehe die digitale Sicherheit auf dem Programm. In Bezug auf die Digitalisierung stehe Wachenheim im Vergleich mit Nachbargemeinden „sehr gut da“, betonte Hens. Doch mache jede Kommune bei der Digitalisierung „ihr eigenes Ding“, antwortete Hens auf eine entsprechende Nachfrage aus dem Rat. In Zukunft könne jeder einen Termin in der Verwaltung online buchen. Im Eingangsbereich des Rathauses werde in absehbarer Zeit ein Terminal stehen, über das man ebenfalls Termine vereinbaren kann. Es werde abgefragt, welche Anliegen man hat und ob man die Sache vor Ort erledigen will oder im Online-Service.
Meldet man sich an dem Terminal an, werde dem zuständigen Mitarbeiter im Haus signalisiert, ein Kunde steht vor der Tür, so dass man eventuell sein Anliegen sofort erledigen kann – ohne vorherigen Termin.
Gekauft werden sollen ein Lichtbildautomat – Kommunen sind ab 2025 verpflichtet, einen solchen vorzuhalten – und eine Dokumentenabholbox, für deren Anschaffung der Rat grünes Licht gab. Um etwa seinen Reisepass abzuholen, braucht man sich künftig nicht nach den Öffnungszeiten der Verwaltung zu richten. Umgekehrt kann man so auch Dokumente abgeben. Man meldet sich digital an und bekommt einen Pincode für die Dokumentenabholbox. Mit dem kann man das Dokument entnehmen oder einlegen. 15.000 Euro kostet die Dokumentenabholbox. 600 Euro betragen die Wartungskosten pro Jahr, der Fotoautomat kostet 4300 Euro.