Kaiserslautern Kaiserslautern: Dienstpläne mitgestalten

Dienstpläne für Pflegeberufe so gestalten, dass die Beteiligten im Vorfeld in die Planung eingebunden werden: Die Möglichkeit dazu soll eine Softwareplattform bieten, die das Forschungsprojekt GamOR am Fraunhofer-ITWM gemeinsam mit Partnern entwickelt.

Bisher laufe es so, dass ein Planer den Dienstplan erstelle und die Mitarbeiter erst im Anschluss die Möglichkeit haben, das Ergebnis einzusehen. „Manche ärgern sich, andere freuen sich“, beschreibt Sebastian Velten, Verbundkoordinator des Projekts. „Wir wollen die positiven Aspekte der Dienstpläne verstärken“, sagt Velten. Der kollaborative Dienstplan, den die Forscher in Kaiserslautern entwickeln, soll die Menschen bereits im Vorfeld mit in die Planung einbeziehen. Sie können Wunschdienste äußern, die Bereitschaft zum Tauschen signalisieren und nachvollziehen, warum manche Wünsche nicht umgesetzt werden können. Möglich machen soll dies eine Softwareplattform, die die Menschen spielerisch dazu animiert, die Software zu nutzen, erzählt der wissenschaftliche Mitarbeiter Rasmus Schroeder. Eine erlebnisorientierte Gestaltung könne die Motivation der Mitarbeiter zur Nutzung erhöhen und gleichzeitig Hemmungen vor der Digitalisierung abbauen, sagt Schroeder. Denkbar sei etwa, die Plattform als Puzzle aufzubauen, wer sich die entsprechende App herunterlädt, hat Zugang zum Dienstplan. Grundlage der Softwareplattform sind vorgegebene Eckdaten, darunter Besetzungsvorgaben, Qualifikationen und gesetzliche Bestimmungen. Die Software erfasse, plane und verfolge anschließend die Terminwünsche der Mitarbeiter. Weiter übernehme sie die Abstimmung von Einsatzzeiten mit Kollegen und Vorgesetzten, führe Teilpläne zusammen und kontrolliere Gesamtpläne, sagt Professor Karl-Heinz Küfer, Bereichsleiter Optimierung am Fraunhofer-Institut für Techno- und Wirtschaftsmathematik (ITWM). So sollen die Mitarbeiter zwei Monate im Voraus Wunschdienste eintragen können und nachvollziehen können, an welchen Stellen dies zu Problemen führe, und überlegen, ob sie das Problem untereinander abklären können, indem Dienste getauscht werden. Zumal es sehr subjektiv sei, welche Dienste als gut gelten, betont Küfer. „Es ist wichtig, dass sich die Leute einbringen und Verantwortung übernehmen können“, ergänzt Velten. Das habe Vorteile gegenüber einem einzigen Planer, über den die Lösungsvorschläge im Konfliktfall laufen würden. Mithilfe der Softwareplattform erfahren die Mitarbeiter sehr früh, wann sie für Dienste eingeteilt sind und werden darüber informiert, warum sie einen Dienst nicht bekommen, den sie wollten. „Die Mitarbeiter fühlen sich ungerecht behandelt, können aber gar nicht nachvollziehen, wie die Pläne zustande kommen“, schildert Velten den Nachteil des bisherigen Planungsverfahrens. Dies soll die Softwareplattform ändern. Gleichzeitig könne so die Hemmschwelle reduziert werden, Dienste zu tauschen. Wenn beispielsweise einsehbar sei, welche Person bereit wäre, einen Dienst zu tauschen, könnten interessierte Mitarbeiter direkt mit ihr Kontakt aufnehmen, ohne jeden einzelnen Kollegen fragen zu müssen. Zudem mache das System Kettentausch-Lösungen möglich, in dem es berechnet, was passieren würde, wenn Kollege A mit Kollege B und der wiederum mit Kollege C, D oder E tauschen würde. „Das System kann sofort Konsequenzen aufzeigen, etwa eine Überziehung des Stundenkontos“, sagt Küfer. Den Planer an sich soll die Software nicht ersetzen, ihm allerdings die Arbeit erleichtern. All jene, die die neue Technik nicht nutzen wollen, müssten ebenfalls berücksichtigt werden, damit sie keinen Nachteil von der App haben. Die Nutzung des Systems sei freiwillig, so Küfer. Im Fokus der Forscher steht derzeit das Pflegepersonal, da es dort häufig Schichtdienste gibt. Ein Ziel sei es, durch eine optimierte Dienstplanung die Arbeitsbedingungen durch bessere Planung zu verbessern. Studien hätten gezeigt, dass Mitarbeiter, die an der Gestaltung ihrer Dienstpläne beteiligt sind, ihre Arbeitssituation besser bewerten, berichtet Velten. Für die Umsetzung in die Praxis haben die Forscher aus Kaiserslautern die Protestantische Altenhilfe Westpfalz mit der Senioreneinrichtung „Haus an den Schwarzweihern“ am Standort Enkenbach-Alsenborn mit im Boot. Das Projekt, das im April 2017 gestartet ist, läuft bis März 2020, berichten die Forscher.