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Samstag, 27. Juni 2015 Drucken

Wir sind digital

„Gott vergibt, der Scanner nicht“

Von Yvette Wagner

 

Die Papierregale leeren sich: Jennifer Süßner „füttert“ den Scanner, Hans-Joachim Völker bringt die Akten zur Vernichtung. ( Foto: Lenz)

Wir sind digital: Seit mehr als drei Jahren arbeiten bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) in der Eichendorffstraße zwei besondere Mitarbeiter: zwei Hochleistungsscanner, mit deren Hilfe bereits mehr als hunderttausend Akten digitalisiert wurden. Die digitalen Akten schützt die DRV mit besonderer Sicherheit.

Vor dreieinhalb Jahren stieg die DRV in die Testphase ein, ein halbes Jahr später wurde es ernst. Seitdem hat das Team um Hans-Joachim Völcker 150.000 Akten digitalisiert – ein Berg von 1,7 Millionen Akten liegt noch vor ihnen. Würde man Akte für Akte nebeneinander legen, käme eine Strecke von 14 Kilometern zusammen. Wobei eine Akte selten aus wenigen Blättern besteht. Gewöhnlich ist sie einige Zentimeter dick.

Nicht alle Akten werden gescannt. Armin Kistemann, Leiter der Leistungsabteilung, schätzt, dass realistisch noch etwa eine Million digitalisiert werden. „Heiße Kandidaten“ sind solche Akten, deren zugehöriger Mensch bald in Rente geht. Und das werden in den nächsten zehn Jahren mehr als sonst sein, denn in dieser Zeit wechseln die geburtenstarken Nachkriegsjahrgänge in den Ruhestand. „Dabei hilft uns die digitale Akte“, sagt DRV-Pressesprecher Hans-Georg Arnold. „Kollegen können auf Knopfdruck schnell und vollständig die Akten aufrufen.“

Kein Bote muss mehr ins Archiv, um die Papiere aus den Regalen zu fischen. Denn das kostet Zeit. So entlastet die Digitalisierung letztlich das DRV-Personal. Die jetzige Arbeit ist laut Arnold „eine Investition in die Zukunft“. Eine gescannte Seite kostet 7 Cent – inklusive Personalkosten, Technik, Aktenvernichtung.

100 Blätter fotografiert ein Scanner pro Minute – Vorder- und Rückseite wohlgemerkt. Er ist so schnell, dass der PC nicht hinterherkommt, rechtzeitig jede Seite auf dem Monitor anzuzeigen. Vor dem Speichern prüfen die DRV-Mitarbeiter, ob alles lesbar ist. Eine gescannte Akte wird mehrere Tage aufbewahrt, bis sicher ist, dass ihr digitaler Zwilling im Archiv der süddeutschen Rentenversicherer in Würzburg angekommen ist. Die Papierakte landet in einem verschlossenen Container und wird von einer Spezialfirma vernichtet.

Die Mitarbeiter der DRV sind sich bewusst, dass ihnen höchst sensible Daten anvertraut sind. „Wir arbeiten mit Lebensläufen von der Lehrzeit bis zur Rente“, sagt Arnold. Die süddeutschen DRV-Standorte seien daher in einem geschlossenen Netz miteinander verbunden. „Es ist ein verschlüsselter, zweigleisiger Glasfaserring“, erläutert IT-Referent Michael Quinten. Die Daten selbst werden auch verschlüsselt. „Das ist hochsicher“, betont er. Heikle Daten gebe die DRV nicht heraus und habe daher keine Fremdfirma beauftragt. In die Scanner-Räume kommen nur Leute mit dem passenden Chip.

„Gott vergibt, unsere Scanner nicht.“ Dieser Wahlspruch an der Wand erinnert die 15 Mitarbeiter in der Abteilung an ihre eigenwilligen Helfer. Immerhin sind die Geräte nicht wählerisch beim „Futter“. Ihre hochempfindlichen Rollen nehmen alles: normales Papier, alte Rentenkarten auf Karton, dünne Blättchen – egal in welchem Format. Was sie nicht mögen, ist Metall. Also müssen Büroklammern und Tacker raus. Da verstehen sie keinen Spaß. Auch nicht, wenn’s staubt. Spätestens nach 100 Akten werden sie mit einem speziellen Feinstaubsauger gereinigt. „Sonst halten sie den Staub für Inhalt und machen Punkte“, so Völcker. „Das ist lästig.“ Dazu komme die warme Abluft der Geräte.

Papierakten sind zeitlich geordnet, digitale Akten themenbezogen. Das heißt, alles über Reha-Maßnahmen wird zusammengefasst oder alles über Beiträge. Eine Akte ist dann angelegt in einer Struktur wie Dateien auf dem Computer. Deshalb sortieren die Sachbearbeiter die Papierakte vor und versehen die einzelnen Themenbereiche mit Barcodes. So kann der Computer alles an die richtige Stelle schieben. In Zukunft will die DRV noch mehr Vorgänge rein elektronisch abwickeln. Zum Beispiel sollen Scanner eingehende Post sofort digitalisieren und an die Sachbearbeiter weiterleiten. Aber etwas vor vorerst ganz analog auf Papier bleiben: der Schriftwechsel mit den Versicherten. „Es gibt noch kein verbreitetes sicheres elektronisches Kommunikationsmittel“, begründet IT-Experte Quinten.

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